Gestionarse a si mismo a lo largo del tiempo.
¿Existe la gestión del tiempo? No exactamente-más bien deberíamos hablar de gestión de uno mismo a lo largo del tiempo. Cada uno trabajamos de una forma distinta, por lo que debemos comenzar a hablar de la noción de “estilos de trabajo”.
El estilo de trabajo es un conjunto de regularidades determinadas, entre otros, por el propio sistema nervioso. La efectividad de las propias acciones depende de ello. Se desarrolla de forma individual y colabora con su conocimiento y experiencia.
¿Lo más importante en la vida y el trabajo son nuestros objetivos y nuestra capacidad para definirlos?
Recuerda que si no sabes hacia dónde te diriges nunca llegarás al destino. Es imposible alcanzar un objetivo sin definirlo de antemano. Por lo tanto, la efectividad de nuestras acciones depende de la definición adecuada de los objetivos.
Al establecer objetivos, debemos basarnos a los siguientes principios:
Los objetivos tienen que estar definidos de una forma clara.
Los objetivos deben estar relacionados con acciones específicas.
Se deben formular los objetivos de manera concisa.
Los objetivos deben ser realistas.
Los objetivos deberían ser:
1. Formulados de una forma positiva
2. Que sean conseguidos por tus propios medios, no gracias a circunstancias externas o de otras personas
3. Deben ser formulados de forma precisa y específica
4. Definidos por indicadores que permitirán conocer si el objetivo ha sido o no alcanzado.
5. Definidos en términos de su duración. Necesitas tener una fecha límite para conseguirlos
6. Ecológicos, lo que significa que necesitas ser capaz de ver el objetivo en el contexto de tu vida al completo y como la consecución del objetivo afectará a otras esferas de la vida
7. Motivacional – lograr el objetivo debería brindarte otros beneficios adicionales
8. Dividido en diferentes etapas, en los que cada paso esté claramente definido
Por desgracia alguna de estas cosas nos lleva más tiempo del que debiera. A esto se le llama “tiempo personal” y es capaz de reducir considerablemente la efectividad o eficacia de nuestras acciones. El “tiempo personal” puede ser hábitos o situaciones que no se pueden controlar y que te distraen de hacer las cosas más importantes. Es crucial que sepas que incluso no teniendo control sobre algunas cosas, (por ejemplo lo que tardarás en ser atendido en una oficina), pero puedes decidir que harías en esa situación, por ejemplo te puedes enfadar, irritarte o puedes ponerte a diseñar la portada de tu nuevo disco.
Hay dos tipos de “tiempo personal”: interno y externo. El externo se refiere a situaciones y objetos que hay alrededor tuyo y que pueden ocuparte mucha parte de tu tiempo y el interno está unido con la forma que tienes que gestionar tu tiempo.
“tiempo personal “ externo:
- Jefes, compañeros de trabajo y visitas inesperadas
- Llamadas telefónicas-recibidas o las que tú puedes hacer
- Reuniones y conferencias
- Búsqueda de información (incluido el tiempo que dedicas en internet sin un rumbo fijo)
- Redes sociales
- Correo electrónico y correo postal
- etc.
“tiempo personal” interno:
- La incapacidad de decir No
- Procrastinación
- Planificación del tiempo poco realista
- Indecisión
- Comunicación poco efectiva con otros
- Falta de disciplina
El principio 80/20 es una de las herramientas más útiles en la autogestión a lo largo del tiempo. Se llama el principio de Pareto después de que su creador, el economista italiano, lo definió en 1985. Observó que la sociedad contemporánea está naturalmente dividida entre "la minoría necesaria" que constituye el 20% del total, cuando consideramos su influencia y riqueza, y la "mayoría insignificante" que supone el 80% restante.
El 20% del tiempo que usamos es responsable del 80% de nuestros resultados o el 80% del tiempo dedicado haciendo una tarea, supone solo el 20% de nuestra efectividad.
Pareto también descubrió que virtualmente cada actividad económica está sujeta a la división 80/20. La conclusión de Pareto confronta con los datos estadísticos que revelan que el 20% de la sociedad posee el 80% de la riqueza nacional, y en una empresa, el 20%del personal, es responsable del 80% de los beneficios de la compañía, o que el 80% de los pasajeros usa solo el 20% de todas la líneas de tren.
El principio de Pareto debería ser utilizado para hacer la gestión de nuestro tiempo más efectiva. Nos permite evaluar adecuadamente la importancia de todas las tareas a las que hacemos frente.
La clave del éxito no es trabajar más y el mayor tiempo posible, sino reconocer de forma adecuada cual es el 20% de las acciones que determinarán el 80% del éxito.
“Raramente lo importante es urgente y lo que es urgente raramente es importante”
Dwight D. Eisenhower
Dividir las prioridades basadas en la urgencia o importancia nos ayudará a gestionar nuestro tiempo de forma más efectiva. A menudo malgastamos el tiempo en cosas secundarias y no lo usamos de la forma tan eficiente como debiéramos.
La clave para gestionar adecuadamente radica en dar la prioridad adecuada a cada cosa.
Matriz de Eisenhower
| URGENTE | NON URGENTE | |
| IMPORTANTE |
TAREAS - A ¡Hacerlas personalmente y de manera inmediata!
|
TAREAS- B ¡Planifica! |
| NO IMPORTANTE |
TAREAS - C ¡Delega! |
TAREAS - D ¡Evítalo! |
A. IMPORTANTE Y URGENTE
Hazlo inmediatamente, porque es tan importante que necesitas dedicarle suficiente tiempo. Todos necesitamos dedicar tiempo a actividades que están incluidas en este cuadrante, y aquí se incluye que nosotros llevamos nuestra empresa, trabajamos en ella y utilizamos nuestra experiencia y conocimiento para reaccionar correctamente a lo que nos está ocurriendo y emprender desafíos.
B. IMPORTANTE PERO NO URGENTE
Estas tareas deberían estar planificadas Tendrías más tiempo (aunque no debes retrasarte) o delegarlas para que otras personas las hagan. En muchos casos, las cosas importantes pero no urgentes llegan a ser importantes y urgentes (cuadrante A), cuando fallas en la planificación o simplemente no se han planificado. Para las actividades incluidas en este cuadrante, deberías realizar una planificación a largo plazo, predecir posibles problemas y formas de solucionarlos, delegar la responsabilidad de estas tareas y desarrollar tu mente y tus habilidades. Cuanto más tiempo dediques a preparar estas actividades, más efectivo serás en tus actuaciones.
C. NO IMPORTANTE, PERO URGENTE
Hazlas tan rápido como puedas, pero no les dediques mucho tiempo. Ten en cuenta que saber delegar es una habilidad importante cuando empiezas a ser efectivo en la gestión del tiempo. Este cuadrante parece similar al cuadrante A, pero de hecho, es el cuadrante del engaño, como lo es el caos alrededor de las actividades urgentes que contribuye al engaño sobre su importancia.
En general dedicamos mucho tiempo a las actividades del cuadrante C, cumpliendo las expectativas del resto, pero en realidad estamos convencidos de que estamos realizando actividades que pertenecen al cuadrante At.
D. NO IMPORTANTE Y NO URGENTE
Si la tarea no es ni importante, ni urgente, ¿por qué la haces? Las tareas que pertenecen a este cuadrante es el verdadero “tiempo personal””.
Time Management – Techniques to Become the Master of Your Own Time
Practice the following techniques to become the master of your own time:
The 4-D Solution (from Megginson and Clutterbuck):
Separate urgent tasks from your most important priorities using the 4-D formula. Can you:
• Dump it – learn to say ‘no, I choose not to do this’. Be firm
• Delegate it – hand some tasks over to others
• Defer it – defer the issue to a later time and schedule a later time to do it
• Do it – do it now if it is an urgent project. Don’t make excuses! Give yourself a reward for completing these projects.
Write it down
Carry a schedule with you and record all your thoughts, conversations and activities for a week. This will help you understand how much you can get done during the day and where your precious moments are going. You'll see how much time is actually spent on producing results and how much time is wasted on unproductive thoughts, conversations and actions.
Timetabling and planning
1. Any activity or conversation that is important to your success should have a time assigned to it. To-do lists get longer and longer to the point where they are unworkable. Appointment books work. Schedule appointments with yourself and create time blocks for high-priority thoughts, conversations, and actions. Schedule when they will begin and end, and most importantly: have the discipline to keep to these appointments.
2. Plan to spend at least 50 percent of your time engaged in the thoughts, activities and conversations that produce most of your results.
3. Schedule time for interruptions. Plan time to be pulled away from what you're doing. For example, appoint time to checking your e-mails (e.g. between 10-11 in the morning).
4. Take the first 30 minutes of every day to plan your day. Don't start your activities until you complete your time plan as the time you take to schedule your time will set you up for the rest of the day.
1. Take five minutes before every call and task to decide what result you want to achieve. This will help you realise what success looks like before you start, and it will slow time down. Take five minutes after each call and activity to determine whether your desired result was achieved. If not, what was missing? How do you put what's missing in your next call or activity?
2. Block out distractions like Facebook and other forms of social media unless you use these tools to generate business.
Be assertive
1. Put up a "Do not disturb" sign when you really have to get work done within a certain timeframe.
2. Don’t answer the phone just because it's ringing, nor read your e-mails just because they show up. Disconnect instant messaging. Keep yourself from instantly giving people your attention unless it's absolutely crucial in your business to offer an immediate human response. Instead, schedule a time to answer e-mails and return phone calls.
Accept
1. Remember that it is impossible to get everything done, do not be too harsh on yourself when you fail to make a deadline if this is caused by external factors.
2. Also remember that 20 percent of your thoughts, conversations and activities produce 80 percent of your results.
Stephen Covey – Time Management Matrix
